Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.

Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi informasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS, dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya.

Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer. Kebijakan security juga dapat diterapkan secara ketat dalam manajemen dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam penggunaannya.

---

MANFAAT DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

---

Document Management System (DMS) bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.

Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.

2. Meningkatnya response time proses bisnis
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS.

3. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya - biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.

4. Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0% !!

5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional.

6. Document Sharing
Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus.

7. Mekanisme keamanan dokumen yang handal
Dengan DMS dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhqadap dokumen-dokumen tersebut.

---

FITUR DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

---

Fitur Versi Standard

Document Management system  memiliki fitur-fitur aplikasi Standard sebagai berikut.

• Koleksi dokumen dengan berbagai cara seperti scanning untuk data hardcopy dan import file untuk data softcopy seperti Ms Office (*.doc, *.xls dll), image (*.jpeg, *.gif dll) dan sebagainya.
• Document Management system  mendukung dalam menyimpan segala macam data softcopy seperti MS- Office (*.doc, *.xls,  *.ppt, dll), *.pdf, image (*.jpg, *.gif, dll) dan sebagainya.
• Document Management system  memiliki fungsi OCR (Optical Character Recognition) untuk membaca hardcopy hasil scanning.

 

• Kapasitas penyimpanan data.
• Document Management system  memiliki fungsi Quota Management, sehingga kapasitas penyimpanan data masing-masing user dapat di kelola oleh Admin.

• Pengaturan dan manajemen file.
• Document Management system  memiliki fungsi File Management, dimana di dalam fungsi ini,
• User dapat melihat Property dari file tersebut (File Property Info),
• User dapat mengatur siapa saja yang dapat melihat maupun merubah file (File Permission),
• User dapat membuat suatu share folder dan mengumpulkan atau menyimpan file-file tertentu yang sesuai dengan identitas folder tersebut ke dalam share folder tersebut dan kemudian dibuatkan shortcut supaya dapat langsung akses file dari share folder tersebut (Collection)
• User dapat mengubah isi file yang telah tersimpan di dalam server dengan cara melakukan cek-out sebelumnya supaya file tersebut sementara tidak bisa digunakan oleh user lain selama file tersebut sedang di ubah. Kemudian user melakukan cek-in kembali ketika user mengupload file yang telah di ubah ke dalam server (File Update)
• User dapat melihat sejarah (history) dari file-file yang mengalami perubahan atau revisi. Dengan fungsi ini, user dapat melihat atau membuka file yang lama karena file asli yang mengalamin perubahan masih tersimpan di dalam server, tidak di hapus. (Revision History)
• Terdapat fungsi perekaman semua aktifitas dokumen seperti kapan file dibuat, dilihat, di ubah oleh user dan sebagainya (Logs)
• Fungsi lainnya adalah, masing-masing user dapat membahas atau mendiskusikan terhadap suatu file tertentu.

 

• Penyediaan dan pengaturan Admin bagi Operasional Sistem dan Admin bagi otoritas dokumen.
• Document Management system  memiliki fungsi dalam mengatur pemisahan atau pembedaan peran antara Admin Operasional Sistem dan Admin Otoritas Dokumen.

• Kecepatan dalam mengakses data dokumen (Searching dan Retrieve).
• Document Management system  melakukan indexing terhadap isi document sehingga mempercepat proses pencarian. Sedangkan kecepatan dalam download dokumen bergantung dari besarnya dokumen dan besarnya bandwidth.

 

• Security baik untuk data dokumen, otoritas akses data, penyimpanan dan restore data dsb.
• Document Management system  memiliki fungsi Account Manager yaitu untuk mengatur pembuatan user dan pemberian hak akses untuk dapat menggunakan Sistem Aplikasi Filling System ini. User yang telah terdaftar dapat dimasukkan ke dalam kelompok (group) tertentu.
• Document Management system  memiliki fungsi Authentication yaitu seperti

• Ketika user login ke dalam aplikasi dan user tidak menggunakan aplikasi tersebut selama beberapa waktu (idle), maka sesi akses aplikasi akan dihapus (Session Expired).
• Ketika satu User ID digunakan untuk login ke dalam aplikasi, maka User ID tersebut tidak bisa digunakan oleh user lain (Single Login).
• Document Management system  memiliki fungsi Encryption File yaitu semua file yang akan tersimpan di dalam server dapat di enkripsi terlebih dahulu untuk menjamin supaya tidak ada sembarang user dapat merubah atau mengakses file, bahkan Admin Server pun yang memiliki hak akses ke server tidak bisa membaca isi dokumen tersebut.

 

• Menunjang untuk dikembangkan dalam model workflow.
• Document Management system  memiliki fungsi Document Routing yaitu fungsi yang memungkinkan user untuk membuat workflow standar terhadap suatu pendistribusian atau persetujuan (approval) suatu dokumen kepada user lain yang sesuai dengan flow dokumen yang telah didefinisikan sebelumnya.

• Database yang digunakan.
• Document Management system  menggunakan database postgresSQL

 

• User friendly.

=> Document Management system  di desain berbasis web dan pengaturan tata letak fungsi - fungsi disesuaikan untuk memudahkan user menggunakannya.

Selain dari fungsi – fungsi yang telah disebutkan di atas, Document Management system  memiliki fungsi lain seperti:

• LDAP Authentication, yaitu fungsi autentikasi terhadap LDAP Server yang sudah ada, sehingga manajem user dapat langsung menggunakan user yang telah terdaftar pada LDAP Server.
• Import, yaitu fungsi pemindahan file dari server ke dalam pc user menggunakan protokol SAMBA.
• Integration with Windows Explorer via WebDAV, yaitu fungsi yang dapat membuka atau menyalin suatu file yang telah tersimpan di dalam file langsung dari Windows Explorer.
• Alert, yaitu fungsi peringatan yang dikirimkan ke email user ketika terjadi cek-in/out,  penyalinan, upload, dan lain sebagainya terhadap suatu file tertentu.
• Audit-Trail Activity Logs, yaitu fungsi perekaman semua aktifitas user diluar Sistem Aplikasi yang berfungsi untuk melacak penggunaan.
• Lokasi penyimpanan data bisa di konfigurasi dari aplikasi Document Management system 
• Document yang sudah kadaluwarsa bisa dipindahkan ke tempat khusus

To find out more about DMS/Document Management System/Filling Document/Sistem Kearsipan, or for a no obligation discussion of your business requirements, don't hesitate to call us on +62-21-53679073 or drop us an email.

---

Industry Solutions

---

• Healthcare  
• Biotechnology & Pharmaceutical
• Accounting & Auditing
• Legal & Litigation
• Manufacturing, Engineering & Construction